Der Tag des Shootings ist eigentlich der kleinste Teil der Arbeit. Ob am Ende Bilder entstehen, die du jahrelang nutzen kannst, entscheidet sich meist schon in den Wochen davor. Deshalb habe ich dir eine Checkliste zusammengestellt, mit der du dein Fotoshooting vorbereiten kannst, ganz egal, ob es um Teamfotos, Bilder für die Website oder Content für Social Media geht.

Ich fotografiere grundsätzlich bei meinen Kund*innen vor Ort, also in Büros, Werkstätten, Läden, Restaurants und auf Veranstaltungen. Dabei fällt mir auf: Die Shootings, die am entspanntesten laufen, sind die, bei denen vorher ein paar einfache Fragen geklärt wurden. Das muss nicht kompliziert sein. Es reicht, wenn du die folgenden Punkte einmal durchgehst.

1. Das Ziel festlegen: Wofür brauchst du die Bilder?

Bevor es um Räume, Outfits oder Uhrzeiten geht, steht eine Frage im Mittelpunkt: Wo sollen die Fotos später eingesetzt werden? Bilder für eine Website-Startseite brauchen andere Formate und Ausschnitte als Fotos für Instagram, Pressearbeit oder eine Stellenanzeige.

• Welche Kanäle sollen bespielt werden, Website, Social Media, Print, Presse, Recruiting?
• Welche Botschaft sollen die Bilder transportieren, nahbar, professionell, handwerklich, kreativ?
• Gibt es bestehende Bilder oder eine Bildsprache, an die angeknüpft werden soll?
• Werden Hochformate für Stories und Reels gebraucht oder vor allem Querformate?

Je konkreter du das beantwortest, desto gezielter kann ich fotografieren, und desto weniger Bilder landen später ungenutzt im Archiv. Genau diese Fragen kläre ich bei meinen Fotoshootings für Unternehmen immer im Vorgespräch.

2. Die Shotlist erstellen

Eine Shotlist ist eine einfache Liste aller Motive, die am Ende dabei sein sollen. Sie ist das wichtigste Werkzeug, wenn du dein Fotoshooting vorbereiten willst, weil sie allen Beteiligten zeigt, was am Tag passieren soll. Typische Punkte auf einer Shotlist im Unternehmen sind:

1. Einzelporträts der Mitarbeitenden oder der Geschäftsführung
2. Ein Gruppenfoto des gesamten Teams oder einzelner Abteilungen
3. Arbeitssituationen: Menschen im Gespräch, am Arbeitsplatz, in Aktion
4. Details: Hände bei der Arbeit, Werkzeuge, Materialien, Produkte
5. Räume und Außenansicht, Eingang, Empfang, Werkstatt, Verkaufsfläche
6. Bilder mit Freiraum für Text, etwa für Banner oder Anzeigen

Markiere Motive, die unbedingt dabei sein müssen, und solche, die nur ein Bonus sind. So können wir am Tag flexibel bleiben, wenn etwas länger dauert.

3. Räume und Licht prüfen

Ich arbeite hauptsächlich mit vorhandenem Licht, also mit Tageslicht durch Fenster und dem Licht, das in den Räumen ohnehin da ist. Das sorgt für einen natürlichen Look und hält den Aufbau klein. Damit das gut funktioniert, lohnt sich ein kurzer Check:

• Welche Räume haben große Fenster und viel Tageslicht?
• Zu welcher Tageszeit ist das Licht in diesen Räumen am schönsten?
• Gibt es Ecken, die aufgeräumt oder umgestellt werden müssen?
• Stehen Gegenstände herum, die nicht ins Bild sollen, Kabel, Kartons, private Dinge, vertrauliche Unterlagen auf Bildschirmen?

Ein paar Handyfotos der Räume vorab helfen mir enorm bei der Planung. Gerade in Büros zeigt sich, dass schon zehn Minuten Aufräumen den Unterschied zwischen „ganz okay“ und „richtig gut“ ausmachen.

4. Menschen informieren und einbinden

Viele Menschen stehen nicht gern vor der Kamera. Umso wichtiger ist es, dass niemand überrascht wird. Informiere dein Team frühzeitig über Termin, Ablauf und Zweck der Bilder.

• Wer wird fotografiert, und wann ist jede Person dran?
• Gibt es Mitarbeitende, die nicht fotografiert werden möchten? Das solltest du respektieren und vorher klären.
• Liegen die nötigen Einwilligungen für die geplante Nutzung vor? Kläre schriftlich, wofür die Bilder verwendet werden. Bei Fragen dazu hilft eine rechtliche Beratung, dieser Beitrag ersetzt sie nicht.
• Wer ist am Shootingtag Ansprechperson für mich und kennt sich im Haus aus?

5. Outfits und Auftreten abstimmen

Kleidung muss nicht einheitlich sein, aber sie sollte zueinander und zu deinem Unternehmen passen. Ein paar einfache Empfehlungen, die ich vorab gern weitergebe:

• Einfarbige Kleidung wirkt ruhiger als feine Muster oder große Logos.
• Kleidung tragen, in der man sich wohlfühlt und die zum Arbeitsalltag passt.
• Bei Berufskleidung darauf achten, dass sie sauber und vollständig ist.
• Eine Alternative zum Wechseln mitbringen, falls etwas nicht funktioniert.

6. Den Zeitplan realistisch planen

Ein häufiger Fehler beim Fotoshooting im Unternehmen ist ein zu enger Zeitplan. Wenn das ganze Team in kürzester Zeit porträtiert werden soll und nebenbei noch Arbeitssituationen entstehen sollen, wird es hektisch, und das sieht man auf den Bildern.

Plane Puffer ein, lege die Porträts in einen Zeitraum mit gutem Licht und sorge dafür, dass die Menschen nicht lange warten müssen. Ein Zeitplan mit festen Slots für Abteilungen hat sich in der Praxis bewährt. Gerade Arbeitssituationen funktionieren am besten, wenn der normale Betrieb weiterläuft und ich mich einfach dazwischen bewegen kann.

7. Nach dem Shooting: Auswahl und Ablage

Auch nach dem Shootingtag gibt es noch etwas zu tun. Kläre vorab, wer die Bildauswahl übernimmt, bis wann Feedback kommen soll und wo die fertigen Dateien abgelegt werden. Ich bearbeite die Bilder in Lightroom mit einem einheitlichen Look, damit sie zusammen ein stimmiges Gesamtbild ergeben.

Lege die Bilder anschließend so ab, dass dein Team sie wiederfindet, zum Beispiel sortiert nach Motivgruppen und mit einem Hinweis zu den vereinbarten Nutzungsrechten.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte ich ein Fotoshooting planen?

Für ein Shooting im Unternehmen sind einige Wochen Vorlauf sinnvoll, damit Termine im Team koordiniert und Räume vorbereitet werden können. Bei größeren Projekten mit vielen Beteiligten darf es auch mehr sein.

Brauche ich einen Termin vor Ort vor dem Shooting?

Nicht immer. Oft reichen ein Vorgespräch und ein paar Fotos der Räume. Bei komplexen Locations oder vielen Motiven kann eine kurze Besichtigung aber Zeit am Shootingtag sparen.

Was ist, wenn am Shootingtag jemand krank ist?

Das passiert. Mit einer priorisierten Shotlist lassen sich die wichtigsten Motive trotzdem umsetzen. Einzelne Porträts können oft später nachgeholt und an den bestehenden Look angepasst werden.

Bereit für dein Shooting?

Mit dieser Checkliste bist du schon sehr gut vorbereitet. Den Rest klären wir gemeinsam im Vorgespräch. Wenn du ein Shooting in deinem Unternehmen planst, findest du alle Infos auf meiner Seite zur Unternehmensfotografie. Schreib mir, was du vorhast, ich melde mich mit Ideen und einem individuellen Angebot.